Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych jest Tomasz Zuch, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą TOMASZ ZUCH LATAJMY RAZEM, NIP 6521167415, pod adresem: ul. Ligonia 2, 43-502 Czechowice-Dziedzice, Polska. Dalej używamy określeń „Latajmy Razem”, „my” lub „biuro”.

W sprawach danych osobowych i realizacji swoich praw napisz na rezerwacje@latajmyrazem.pl lub na powyższy adres pocztowy. Telefon do biura: 601 54 67 17.

Polityka dotyczy naszego serwisu, kontaktu z biurem i obsługi rezerwacji. Przy ofertach innych organizatorów turystyki pośredniczymy w wyborze i rezerwacji wyjazdu. Dane potrzebne do realizacji wybranej usługi przekazujemy jej organizatorowi.

Organizator wyjazdu, przewoźnik lub ubezpieczyciel może być odrębnym administratorem danych przetwarzanych na potrzeby jego usług. Dane organizatora, jego informacje o ochronie danych i warunki konkretnego wyjazdu znajdziesz w ofercie oraz dokumentach przekazywanych przed zawarciem umowy. Latajmy Razem odpowiada za własne przetwarzanie danych opisane w tej polityce.

2. Jakie dane otrzymujemy i skąd

• Zapytanie: imię, e-mail lub telefon, temat i treść wiadomości, sposób kontaktu oraz przekazane informacje o podróży, np. kierunek, termin, budżet i liczba uczestników.
• Wyszukanie oferty: kryteria podróży, liczba dorosłych i dzieci oraz daty urodzenia dzieci, jeżeli są potrzebne do ustalenia wieku w terminie wyjazdu i obliczenia ceny.
• Rezerwacja: dane osoby rezerwującej i uczestników, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe i adres. Obywatelstwo, PESEL i dane dokumentu podróży są potrzebne tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretna usługa lub przepis. Zakres zależy od organizatora, przewoźnika i kierunku.
• Rozliczenia i reklamacje: dane do faktury, identyfikator rezerwacji, informacje o płatnościach i zwrotach oraz korespondencja dotycząca usługi.
• Strona internetowa: adres IP, czas połączenia, żądany zasób, informacje o przeglądarce i błędach. Po zgodzie na analitykę również identyfikatory przeglądarki i zdarzenia opisane w polityce cookies.

Dane otrzymujemy od Ciebie, od osoby zgłaszającej Cię do wyjazdu, np. członka rodziny, przedstawiciela firmy lub grupy, oraz od organizatora i usługodawców w związku z obsługą rezerwacji. Dane techniczne powstają podczas korzystania ze strony.

Przekazując dane innych uczestników, upewnij się, że możesz działać w ich imieniu, i udostępnij im tę politykę. Nie zastępuje to naszego obowiązku informacyjnego. Przy pośrednim pozyskaniu danych informujemy o ich przetwarzaniu w terminach z art. 14 RODO: zasadniczo w ciągu miesiąca, a przy wcześniejszym kontakcie lub ujawnieniu danych — najpóźniej przy tym zdarzeniu, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• Oferta na Twoje życzenie, rezerwacja i obsługa umowy, której jesteś stroną: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy lub jej wykonanie.
• Pozostała korespondencja, obsługa uczestników niebędących stroną umowy i przedstawicieli firm: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi, komunikacja z klientem i wykonanie zamówionej podróży na rzecz wskazanych uczestników.
• Faktury, rozliczenia i obowiązki ustawowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z art. 106e i 112 ustawy o VAT, art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz — w zakresie dotyczącym naszej działalności — przepisami ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.
• Reklamacje i realizacja uprawnień klienta: art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, zależnie od obowiązku. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes polegający na ochronie praw biura i udokumentowaniu przebiegu sprawy.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i zapewnienie dostarczenia zgłoszeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — interes polegający na utrzymaniu sprawnego serwisu i wyjaśnianiu błędów lub incydentów.
• Opcjonalna analityka, pomiar skuteczności kampanii i testy interfejsu: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda. Zapis i odczyt danych z urządzenia podlega dodatkowo art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Marketing e-mailowy, SMS lub telefoniczny, jeśli go zamówisz: odrębna zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Zapytanie, rezerwacja ani zgoda na cookies nie oznacza zapisu na marketing.

Nie potrzebujemy ogólnej „zgody na RODO”, aby odpowiedzieć na zamówione zapytanie lub wykonać umowę. Zgody na dodatkowe cele są dobrowolne i niezależne od obsługi wyjazdu.

4. Dzieci, dokumenty i szczególne potrzeby

Dane dziecka przekazuje rodzic, opiekun prawny lub osoba uprawniona do rezerwacji. Wiek lub data urodzenia mogą być potrzebne do wyceny, zastosowania warunków organizatora i przygotowania dokumentów. Nie wykorzystujemy danych dzieci do kierowania do nich marketingu.

Do zwykłego zapytania o ofertę nie dołączaj skanu dowodu, paszportu ani dokumentacji medycznej. Dane dokumentów przekazuj dopiero w wymaganym zakresie, na odpowiednim etapie rezerwacji.

Informacje o zdrowiu, niepełnosprawności lub alergiach mogą stanowić szczególne kategorie danych. Jeżeli są potrzebne do zamówienia pomocy lub określonej usługi, ustalimy minimalny zakres danych, odbiorcę i sposób przekazania. Gdy podstawą jest zgoda, musi być odrębna i wyraźna: art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Prośba o kontakt ani akceptacja polityki jej nie zastępują.

W wyjątkowych sytuacjach może mieć zastosowanie inna przesłanka z art. 9 RODO, np. niezbędność danych do roszczeń lub ochrony żywotnych interesów osoby niezdolnej do wyrażenia zgody. Wycofanie zgody na dane potrzebne do szczególnej usługi może uniemożliwić jej realizację; wyjaśnimy konsekwencje dla konkretnej rezerwacji.

5. Komu przekazujemy dane

W zakresie potrzebnym do danego celu odbiorcami danych mogą być:

• organizator wybranego wyjazdu, przewoźnicy, hotele, lokalni partnerzy, ubezpieczyciele i pośrednicy wizowi uczestniczący w realizacji zamówionej usługi;
• dostawca systemu wyszukiwania i rezerwacji MerlinX — Elektroniczne Systemy Sprzedaży sp. z o.o.;
• dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania strony i systemów biura;
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — wysyłka wiadomości z formularzy do biura, obejmująca dane adresowe i treść wiadomości;
• Mixpanel, Inc. — opcjonalna analityka po zgodzie, opisana w polityce cookies;
• Google Ireland Limited — opcjonalna analityka Google Analytics 4 po zgodzie, opisana w polityce cookies;
• banki i dostawcy płatności obsługujący rozliczenie, biuro rachunkowe, doradcy prawni oraz organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów powierzenia i naszych instrukcji. Organizatorzy, przewoźnicy, ubezpieczyciele czy banki mogą samodzielnie ustalać cele przetwarzania i być odrębnymi administratorami. Ich rola zależy od usługi i umowy; nasza polityka nie zastępuje ich informacji o ochronie danych.

Nie sprzedajemy danych kontaktowych. Linki do map, mediów społecznościowych i innych serwisów prowadzą do usług z własnymi zasadami prywatności. Ich otwarcie powoduje połączenie z zewnętrznym dostawcą, który otrzymuje dane techniczne tego połączenia.

6. Wyjazdy i przekazywanie danych poza EOG

EOG obejmuje kraje Unii Europejskiej, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Wyjazd do innego kraju może wymagać przekazania danych jego hotelowi, przewoźnikowi lub innemu usługodawcy. Odbiorcy, państwo i zakres danych zależą od rezerwacji; informacje dotyczące konkretnego przekazania przekazujemy przed jego dokonaniem.

Przekazanie wymaga podstawy z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, np. standardowych klauzul umownych wraz z oceną warunków transferu. Przy braku takiej decyzji i zabezpieczeń tylko w przypadkach spełniających warunki wyjątku możliwe jest przekazanie niezbędne do wykonania umowy o podróż lub umowy w interesie podróżnego — art. 49 ust. 1 lit. b lub c RODO. Wyjątek ten nie jest ogólną podstawą dla stałego outsourcingu IT.

Resend wskazuje USA jako główne miejsce przetwarzania; jego umowa powierzenia przewiduje standardowe klauzule umowne. Mixpanel może przetwarzać dane analityczne poza EOG zgodnie ze swoimi warunkami powierzenia i mechanizmami transferu.

Możesz poprosić biuro o informacje dotyczące transferu Twoich danych i kopię stosowanych zabezpieczeń. Jeżeli brak jest decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, informujemy o tym i o podstawie przekazania. Nie zakładamy, że każdy kraj docelowy zapewnia ochronę równoważną z RODO.

7. Jak długo przechowujemy dane

Okres zależy od celu, rodzaju dokumentu i obowiązujących przepisów. Stosujemy następujące zasady:

• Zapytanie i korespondencja: przez czas potrzebny do odpowiedzi i zakończenia sprawy. Jeśli wiadomość dokumentuje rezerwację, rozliczenie lub spór, odpowiednia część pozostaje w dokumentacji tej sprawy przez właściwy dla niej okres.
• Rezerwacja: do zakończenia obsługi i rozliczenia wyjazdu, a następnie tylko w zakresie potrzebnym do obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń.
• Dokumentacja podatkowa: co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin może ulec zmianie, np. wskutek zawieszenia lub przerwania przedawnienia. Nie oznacza to przechowywania przez 5 lat wszystkich danych z wyszukiwarki.
• Roszczenia: do upływu właściwego terminu przedawnienia, zwykle 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, o ile przepis szczególny nie przewiduje inaczej. Przy trwającym postępowaniu — do jego prawomocnego zakończenia i niezbędnego rozliczenia.
• Dane przetwarzane za zgodą: do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia wskazanego celu. Minimalny dowód zgody i jej wycofania może pozostać do wykazania prawidłowości postępowania przez okres właściwy dla związanych z tym roszczeń.
• Logi bezpieczeństwa i obsługi zgłoszeń: przez okres potrzebny do wykrycia i wyjaśnienia błędu, nadużycia lub problemu z dostarczeniem wiadomości. Dane konkretnego incydentu mogą być zabezpieczone na czas jego wyjaśnienia i dochodzenia roszczeń.
• Dane w przeglądarce i analityka: okresy oraz różnice między wygaśnięciem cookie, zapisem lokalnym i danymi przesłanymi do dostawcy wyjaśniamy w polityce cookies.

Usunięcie kopii roboczej formularza lub danych przeglądarki nie usuwa wysłanej wiadomości ze skrzynki biura ani dokumentów rezerwacji. W ich sprawie skontaktuj się z administratorem.

8. Czy musisz podawać dane

Przeglądanie ofert nie wymaga podania danych kontaktowych. Do odpowiedzi potrzebujemy treści zapytania i sposobu skontaktowania się z Tobą. Dane wymagane przy rezerwacji są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy albo wynikają z przepisów dotyczących danej usługi. Ich brak może uniemożliwić wycenę, rezerwację lub wyjazd.

Dodatkowe informacje, zgody marketingowe i zgoda na analitykę są dobrowolne. Odmowa analityki nie blokuje wyszukiwarki, kontaktu z biurem ani rezerwacji.

9. Twoje prawa i skarga do UODO

Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych dostarczonych nam przez Ciebie, przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy: po jego wniesieniu nie przetwarzamy danych w tym celu.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez kontakt z biurem, a zgodę na analitykę również w ustawieniach cookies. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszych działań. Usunięcie danych nie zawsze jest możliwe od razu, np. gdy musimy zachować dokument podatkowy albo zabezpieczyć roszczenie.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od żądania. W sprawach skomplikowanych lub przy dużej liczbie żądań termin może być przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przyczynach informujemy w pierwszym miesiącu. Przy uzasadnionych wątpliwościach co do tożsamości możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sposoby złożenia skargi i aktualne dane kontaktowe znajdziesz na uodo.gov.pl. Wcześniejszy kontakt z nami nie jest warunkiem złożenia skargi.

10. Dopasowanie ofert i automatyczne decyzje

Wyszukiwarka i doradca porządkują oferty według podanych kryteriów, np. terminu, budżetu, liczby osób i preferencji. Analityka po zgodzie pozwala oceniać korzystanie ze strony i warianty interfejsu. Dopasowanie może obejmować ocenę preferencji, ale nie podejmujemy wobec Ciebie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

Automatyczna sugestia nie jest zawarciem umowy ani gwarancją dostępności. Możesz poprosić doradcę o wyjaśnienie i inną propozycję. Warunki oraz dostępność są potwierdzane w procesie rezerwacji.

11. Aktualizacje i podstawy prawne

Aktualizujemy politykę wraz ze zmianami procesów, narzędzi lub przepisów. Nowa wersja nie stanowi zgody na nowy cel przetwarzania; gdy zgoda jest wymagana, prosimy o nią osobno.

Podstawy prawne: rozporządzenie (UE) 2016/679 — RODO, ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, Prawo komunikacji elektronicznej z 12 lipca 2024 r., ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych z 24 listopada 2017 r. oraz właściwe przepisy podatkowe i cywilne.